Jättämällä ilmoituksen, hyväksyt Herpille koti -ringin webbipalvelun käyttöehdot, sekä HeKo-ringin toiminnan yleiset tavoitteet, joista tärkeimpiä ovat eläimen parhaan tavoittelu ja epäkaupallisuus. Näistä syistä eläin tulee luovuttaa uuteen kotiinsa ilman rahallista tai muuta korvausta. Usein kotia vaihtavista eläimistä kehoitetaan ottamaan jokin maksu, jolla varmistetaan että uusi koti sitoutuu eläimeen paremmin. HeKon kautta maksua ei saa pyytää, mutta sen sijaan HeKo tarjoaa ennakkomoderoidun palvelun, jossa kokeneet ylläpitäjät osallistuvat kotia tarjoavan henkilön motiivien arvioimiseen. Toinen syy maksuttomuudelle on se, että tämä ei ole eläinten kauppapaikka, vaan palvelu niille eläimille ja niiden omistajille, jotka ovat jollakin tavalla ulkopuolista apua tarvitsevia. Jos haluat saada korvauksen, eli myydä eläimesi, siihen sopiva palvelu on vaikkapa Herppi.fi Kauppapaikka
HeKo-ringin ylläpito tarkastaa ilmoituksesi ja hyväksyy sen julkaistavaksi. Saat sähköpostitse tiedon, kun ilmoituksesi on julkaistu. Hyväksymisessä kestää tyypillisesti päivä-pari, sillä ylläpitäjät tekevät työtään harrastuspohjalta. Emme kuitenkaan takaa julkaisua missään tietyssä ajassa. Ylläpito voi myös päättää jättää ilmoituksen hyväksymättä ilman ilmoitusta tai perusteluja. Tarvittaessa voit ottaa yhteyttä ylläpitäjiin osoitteella heko@herpetomania.fi.
Kun ilmoituksesi on hyväksytty, se näkyy kaikille netin käyttäjille. Kun ilmoitukseen alkaa tulla vastauksia, ylläpito tarkastaa vastaukset ja välittää sähköpostitse parhaiksi katsomansa vastaukset sinulle. Saatat saada useampiakin vastauksia, joiden välillä sinä päätät kenet katsot parhaaksi.
HeKo-rinki ei anna yhteystietojasi missään vaiheessa ilmoituksiin vastanneille, vaan saat vastaajilta sähköpostin. Sinä päätät kenelle heistä vastaat. Vastaaminen tapahtuu sähköpostitse, ja siinä vaiheessa kun lähetät vastaajalle sähköpostin, hän luonnollisesti saa sähköpostiosoitteesi. Sekä kaikki ne tiedot, jotka sähköpostiviestiisi kirjoitat.
Kun olet ottanut yhteyttä vastaajaan, jatkatte te keskustelua kahdestaan. HeKo-rinki tai sen webbipalvelu eivät enää siinä vaiheessa toimi välillänne millään tavalla, eikä käymänne keskustelu enää tule ylläpidon tietoon tai moderoitavaksi.
Kun olet löytänyt eläimelle kodin, tai kodintarve muulla tavalla poistuu, pyydämme, että palaat tähän palveluun ja poistat ilmoituksesi. Näin kukaan ei näe turhaa vaivaa vastatakseen, eikä ylläpidon tarvitse turhaan tarkastaa vastauksia eläimelle, joka ei enää tarvitse uutta kotia. Halutessasi voit myös muokata ilmoitustasi. Huomaa, että jokaisen tekemäsi muokkauksen jälkeen ilmoituksesi katoaa verkosta, kunnes ylläpito on uudelleen tarkastanut sen.
Ilmoituksen poistaminen tai muokkaaminen tapahtuu palvelun etusivun alalaidassa olevan linkin kautta, otsikon "Poista tai muokkaa omaa ilmoitustasi alta. Päästäkseni poistamaan tai muokkaamaan ilmoitustasi, kirjaudu sisään sillä sähköpostiosoitteella, jonka olet ilmoitukseen antanut, sekä ilmoituskohtaisella PIN-koodilla. Sekä antamasi osoitteen, että ilmoituksen PIN-koodin näet tämän sivun ylälaidasta. Muokkaus tai poistaminen onnistuu vasta sen jälkeen, kun ylläpito on hyväksynyt ilmoituksen ja se näkyy palvelun etusivulla.